Privacyverklaring
Deze privacyverklaring legt in duidelijke taal uit welke persoonsgegevens Vluchthulp.nl verwerkt, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoelang wij gegevens bewaren en welke privacyrechten u heeft.
Versie — september 2026
1. Wie zijn wij?
Vluchthulp.nl is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Vluchthulp.nl handelt onder KvK-nummer 42171322.
Adres: Doctor Willem Dreesweg 38, Amstelveen
E-mail: info@vluchthulp.nl
Website: https://www.vluchthulp.nl
Voor vragen over privacy of om uw privacyrechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres.
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website, personen die contact met ons opnemen, consumenten die een vluchtclaim aanmelden en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in verband met onze dienstverlening. Het gaat bijvoorbeeld om passagiers, medepassagiers en personen die bij de behandeling van een claim betrokken zijn.
3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Identificatie- en contactgegevens | naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum indien noodzakelijk |
| Vlucht- en boekingsgegevens | vluchtnummer, datum, route, boekingsnummer/PNR, ticketgegevens, boardingpass, reserveringsgegevens |
| Claimgegevens | informatie over vertraging, annulering, instapweigering, communicatie met de airline, bewijsstukken en gemaakte kosten |
| Financiële gegevens | bankrekeningnummer en gegevens over ontvangen of uit te betalen bedragen, voor zover noodzakelijk |
| Identiteitsdocumenten | kopie of gegevens van een identiteitsbewijs, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de claim of een procedure |
| Communicatiegegevens | e-mails, brieven, telefoongesprekken of andere berichten die u met ons of via ons met derden uitwisselt |
| Technische gegevens | IP-adres, browser, apparaat- en gebruiksgegevens, loggegevens en informatie over cookies |
| Gegevens van derden | gegevens van medepassagiers of andere betrokkenen die u in het kader van een claim aan ons verstrekt |
Wij vragen u om alleen persoonsgegevens van andere personen aan ons te verstrekken wanneer u daartoe bevoegd bent en wanneer dat nodig is voor de behandeling van de claim. Wij verwerken niet bewust meer gegevens dan nodig zijn.
4. Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
| Doel | Voorbeelden | AVG-grondslag |
|---|---|---|
| Beoordelen en behandelen van een vluchtclaim | claim ontvangen, vluchtgegevens controleren, correspondentie voeren, bewijs verzamelen | uitvoering overeenkomst / stappen vóór overeenkomst |
| Uitvoeren van machtiging en cessie | namens u optreden, vordering behandelen, cessie uitvoeren en mededelen | uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang en rechtsvorderingen waar passend |
| Contact en klantenservice | vragen beantwoorden, statusupdates, dossierbeheer | uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Betalingen en financiële administratie | facturen, succesvergoeding, uitbetaling claimopbrengst | wettelijke verplichting / uitvoering overeenkomst |
| Juridische procedures en geschillen | bewijs bewaren, advocaat of procesgemachtigde inschakelen, rechten verdedigen | gerechtvaardigd belang / instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen |
| Beveiliging en fraudepreventie | toegangscontrole, logging, misbruik voorkomen | gerechtvaardigd belang / wettelijke verplichting |
| Website en analyse | werking, beveiliging en – met toestemming waar nodig – analytische of marketingcookies | toestemming, wettelijke grondslag of gerechtvaardigd belang afhankelijk van cookie |
| Marketing | nieuws of aanbiedingen sturen wanneer daarvoor toestemming nodig is | toestemming of gerechtvaardigd belang waar wettelijk toegestaan |
Wij gebruiken toestemming niet als grondslag wanneer verwerking noodzakelijk is om de overeenkomst met u uit te voeren. Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, maken wij een belangenafweging zoals de AVG vereist.
5. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?
Meestal ontvangen wij gegevens rechtstreeks van u. In het kader van een claim kunnen wij gegevens daarnaast ontvangen van een luchtvaartmaatschappij, reisorganisatie, boekingsplatform, andere passagier, gemachtigde, advocaat, rechtbank of andere bij de claim betrokken partij. Ook kunnen wij, voor zover rechtmatig en relevant, vluchtinformatie of andere claiminformatie uit openbare bronnen of van zakelijke dienstverleners verkrijgen.
Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van u afkomstig zijn, informeren wij u over de bron wanneer de AVG dit vereist.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is. Mogelijke ontvangers zijn:
- de betreffende luchtvaartmaatschappij en haar vertegenwoordigers;
- advocaten, procesgemachtigden, incassodienstverleners en andere juridische dienstverleners;
- IT-, hosting-, e-mail-, documentopslag-, betaal- en klantenserviceleveranciers die namens ons diensten uitvoeren;
- rechtbanken, toezichthouders en overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit nodig is voor een rechtsvordering;
- andere betrokken partijen wanneer dit noodzakelijk is om de claim uit te voeren en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over de verwerking en beveiliging van gegevens.
7. Doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER
Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als een dienstverlener of andere ontvanger buiten de EER persoonsgegevens ontvangt, zorgen wij voor een rechtsgeldige doorgifte en passende waarborgen, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen wanneer de wet dat vereist.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopende of voorzienbare rechtsvordering een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
| Gegevens / dossier | Bewaartermijn / uitgangspunt |
|---|---|
| Website- en contactgegevens zonder claim | zo kort als nodig; in beginsel verwijderen wanneer het contactdoel is vervallen, rekening houdend met eventuele wettelijke of bewijsdoelen |
| Actief claimdossier | gedurende de behandeling en daarna zolang nodig voor administratie, bewijs, klachten en mogelijke rechtsvorderingen; als richtlijn maximaal 7 jaar na sluiting wanneer daarvoor een zakelijke of juridische reden bestaat |
| Financiële/administratieve gegevens | 7 jaar indien en voor zover onderdeel van de wettelijke administratie; bepaalde gegevens kunnen korter worden bewaard |
| Identiteitsdocumenten | zo kort mogelijk; verwijderen zodra het verificatie- of procedurele doel is vervallen, tenzij bewaren noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting of rechtsvordering |
| Marketinggegevens | tot intrekking van toestemming of wanneer de grondslag vervalt; bewijs van toestemming zo lang als nodig om de rechtmatigheid aan te tonen |
| Cookie- en technische gegevens | volgens de instellingen en bewaartermijnen van de betreffende cookie of dienst; zie ook de cookiebanner/cookiebeleid |
De genoemde termijnen zijn een privacybeleid en geen zelfstandige wettelijke bewaartermijn voor ieder gegeven. Wanneer een kortere bewaartermijn verantwoord is, verwijderen of anonimiseren wij gegevens eerder.
9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en andere vormen van onrechtmatige verwerking. De maatregelen kunnen bestaan uit toegangsbeheer, beveiligde verbindingen, logging, back-ups, authenticatie en afspraken met dienstverleners. Welke maatregelen worden gebruikt, kan per systeem verschillen.
10. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website kan functionele, analytische en andere cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor tracking- of andere cookies waarvoor toestemming is vereist, vragen wij u vooraf om toestemming via de cookiebanner.
U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via onze cookiebanner of de daarvoor beschikbare instellingen. Meer informatie over de gebruikte cookies, doeleinden en bewaartermijnen wordt opgenomen in het Cookiebeleid van Vluchthulp.nl.
11. Direct marketing
Wij kunnen u informeren over onze dienstverlening. Waar voor marketing toestemming is vereist, vragen wij daarvoor afzonderlijk toestemming. U kunt zich op ieder moment afmelden voor marketingcommunicatie. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór de intrekking.
12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Vluchthulp.nl is niet van plan om uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming toe te passen die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanzienlijke mate treft. Eventuele geautomatiseerde controles op vlucht- of claimgegevens zijn bedoeld voor operationele beoordeling en ondersteuning van de dienstverlening. Indien wij in de toekomst geautomatiseerde besluitvorming toepassen die onder de AVG bijzondere waarborgen vereist, zullen wij u daarover afzonderlijk informeren.
13. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft u onder meer de volgende rechten:
- recht op inzage in uw persoonsgegevens;
- recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- recht op verwijdering van gegevens ('recht op vergetelheid') wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, met name verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en direct marketing;
- recht op dataportabiliteit wanneer aan de voorwaarden daarvoor is voldaan;
- recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kan een verzoek om verwijdering of beperking worden afgewezen wanneer wij persoonsgegevens nog nodig hebben voor een wettelijke verplichting of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.
14. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?
U kunt uw verzoek indienen via info@vluchthulp.nl. Om uw gegevens te beschermen, kunnen wij vragen om voldoende informatie om uw identiteit te verifiëren. Wij behandelen verzoeken in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is, kan de wettelijke termijn onder voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u daarover binnen de eerste maand.
15. Klacht indienen
Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@vluchthulp.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, wetgeving of de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken verandert. De actuele versie wordt op https://vluchthulp.nl/privacy gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u waar nodig actief informeren.
17. Contactgegevens
Vluchthulp.nl
KvK: 42171322
Website: https://vluchthulp.nl
E-mail: info@vluchthulp.nl
Adres: Doctor Willem Dreesweg 38, Amstelveen